Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków, bądź jego delegatura jest pierwszą instancją do której musi się zwrócić osoba zamierzająca wywieźć zabytek za granicę na podstawie pozwolenia. Oznacza to, że nie wszystkie przedmioty i  dzieła sztuki  wymagają uzyskania dokumentów wywozowych z WUOZ. Przedmioty, które nie spełniają ustawowej definicji przedmiotu zabytkowego, określonego w jako: nieruchomość lub rzecz ruchoma, ich części lub zespoły, będące dziełem człowieka  lub związane z jego działalnością i stanowiące świadectwo minionej epoki bądź zdarzenia, których zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość  historyczną, artystyczną lub naukową  nie pozostają w kręgu zainteresowania  organu konserwatorskiego. W przypadku materiałów bibliotecznych należy zwracać się  do Biblioteki Narodowej.

Kwestie wywozu zabytków za granicę regulują przepisy:

Ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami  z dnia 23 lipca 2003 r. (Dz. U. 2003 nr 162, poz. 1568)
Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego  z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie wzorów dokumentów oceny wskazującej czas powstania zabytku, wyceny zabytku oraz potwierdzenia wwozu zabytku na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. 2011 nr 50, poz. 256)
Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie wywozu zabytków za granicę (Dz. U. 2011 nr 89, poz. 510)

Wymóg uzyskania pozwolenia  dotyczy tylko niektórych zabytków, takich  które przekroczyły zarówno progi wiekowe jak i cenowe, jakie zostały określone w art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami.

1. Zabytki archeologiczne wchodzące w skład zbiorów archeologicznych lub pozyskane w wyniku badań archeologicznych bądź przypadkowych odkryć
czas powstania: mające więcej niż 100 lat
wartość: dowolna

2.Elementy stanowiące integralną cześć zabytków architektury, wystroju wnętrz, pomników, posągów i dzieł rzemiosła artystycznego
czas powstania: mające więcej niż 100 lat
wartość: dowolna

3. Wykonane dowolną techniką i na dowolnym materiale dzieła malarstwa, nieobjęte kategorią z pkt 4 i 5
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 40 000 PLN

4. Wykonane na dowolnym materiale akwarele, gwasze i pastele
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 16 000 PLN

5.Mozaiki, nieobjęte kategorią z pkt 1 i 2  oraz rysunki wykonane na dowolnym materiale i dowolną techniką
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 12 000 PLN

6.Oryginalne dzieła grafiki i matryce do ich wykonania oraz oryginalne plakaty
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 16 000 PLN

7.Oryginalne rzeźby, posągi lub ich kopie wykonane tą samą techniką co oryginał, nieobjęte kategorią z pkt 1
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 20 000 PLN

8. Pojedyncze fotografie, filmy oraz ich negatywy
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 6 000 PLN

9.Pojedyncze lub znajdujące się w zbiorach rękopisy
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 4 000 PLN

10. Pojedyncze lub znajdujące się w zbiorach książki
czas powstania: mające więcej niż 100 lat
wartość: wyższa niż 6 000 PLN

11. Pojedyncze mapy drukowane i partytury
czas powstania: mające więcej niż 150 lat
wartość: wyższa niż 6000 PLN

12. Kolekcje i przedmioty z kolekcji zoologicznych, botanicznych, mineralnych lub anatomicznych
czas powstania: dowolny
wartość: wyższa niż 16 000 PLN

13. Kolekcje o znaczeniu historycznym, paleontologicznym, etnograficznym lub numizmatycznym
czas powstania: dowolny
wartość: wyższa niż 16 000 PLN

14. Środki transportu
czas powstania:mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 32 000 PLN

15. Inne zabytki
czas powstania: mające więcej niż 50 lat
wartość: wyższa niż 16 000 PLN

Kategorie przedmiotów, które nie obejmuje tabela można wywozić bez pozwolenia, pod warunkiem, że:

• nie są wpisane do rejestru zabytków
• nie wchodzą w skład  zbiorów publicznych, które stanowią własność Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych
• nie znajdują się w inwentarzach muzeów lub narodowym zasobie bibliotecznym

Istnieją 4 rodzaje pozwoleń:

• wielokrotne pozwolenie ogólne  (dla muzeów i instytucji kultury)
• wielokrotne pozwolenie indywidualne na czasowy wywóz zabytku
• jednorazowe pozwolenie na czasowy wywóz zabytku za granicę
• jednorazowe pozwolenie na stały wywóz zabytku za granicę (wydaje Minister Kultury, ale wnioski składane są za pośrednictwem WKZ)

Pozwolenia na wywóz za granice nie wymagają :

• zabytki nieobjęte kategoriami wskazanymi w art. 51 ust. 1 czyli te, które nie są ujęte w powyższej tabeli;
• zabytki przywiezione z terytorium państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej, które były objęte procedurą odprawy czasowej lub procedurą uszlachetniania czynnego w rozumieniu przepisów prawa celnego;
• zabytki przywiezione z terytorium państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej, które były objęte procedurą  dopuszczenia do obrotu ze zwolnieniem od należności celnych przywozowych, jeżeli  wywóz tych zabytków następuje przed upływem 5 lat od dnia dopuszczenia do obrotu;
• zabytki przywiezione z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej na okres nie dłuższy  niż 3 lata, jeżeli wywozu tych zabytków dokonuje się na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej;
• zabytki przywiezione z zagranicy przez osoby korzystające z przywilejów lub immunitetów dyplomatycznych, w tym przywiezione w celu urządzenia wnętrz przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych;
• dzieła twórców żyjących – w tym przypadku najprościej zwrócić się do artysty o oświadczenie
• zabytki przemieszczane przez terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej na terytorium państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej i objęte kategoriami A.1 – A.15 wymienionymi w załączniku do rozporządzenia Rady ( EWG) nr  116/2009 z dnia 18 grudnia  2008 r. w sprawie wywozu dóbr kultury  ( Dz. Urz. WE L 39 z dnia 10.02.2009 ), jeżeli ich wartość jest niższa od progów finansowych wymienionych w pkt B tego załącznika;
• zabytki, które posiadają potwierdzenie wwozu wystawione przez organ celny lub Straż Graniczną  zgodnie z art. 59 ust. 3 pkt 4.

Wywożąc  za granicę zabytek  nie wymagający uzyskania  pozwolenia należy liczyć się z tym, że  w myśl art. 59 ust. 2  w przypadku przedmiotów wzbudzających wątpliwości służby graniczne lub  organ celny  mogą  zażądać okazania jednego z poniżej wymienionych dokumentów potwierdzających fakt, że wywożony zabytek nie wymaga pozwolenia, czyli :

• ocena wskazująca czas powstania zabytku wykonana przez instytucję kultury wyspecjalizowaną w opiece nad zabytkami, rzeczoznawcę ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, podmiot gospodarczy wyspecjalizowany w zakresie obrotu zabytkami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub organ administracji publicznej;
• wycena zabytku wykonana przez instytucje kultury wyspecjalizowaną w opiece nad zabytkami, rzeczoznawcę ministra właściwego do spraw kultury  i ochrony dziedzictwa narodowego  lub podmiot  gospodarczy wyspecjalizowany  w  zakresie obrotu zabytkami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• faktura zawierająca dane pozwalające na identyfikację przedmiotu, wystawiona przez podmiot gospodarczy  wyspecjalizowany w zakresie obrotu zabytkami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• potwierdzenie wwozu zabytku na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zawierające fotografię zabytku, wystawione w przejściach granicznych przez organ celny, a w przypadku jego braku przez organ Straży Granicznej . Potwierdzenie jest wystawiane jedynie wtedy, gdy z załączonych dokumentów umożliwiających jednoznaczną identyfikację zabytku oraz jego wiek i wartość wynika, że należy on do kategorii zabytków, o których mowa w art. 51 ust.1;
• ubezpieczenie przewozu zabytku z  zagranicy  na terytorium  Rzeczypospolitej Polskiej;
• pozwolenie na wywóz  zabytku z terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.